På mødet nikker alle, da opgaverne bliver fordelt. Kort efter arbejder kollegerne i hver sin retning. Én tror, at lederen træffer den endelige beslutning, en anden venter på gruppens godkendelse, og en tredje er allerede gået i gang. Det er netop den slags situation, samarbejdsøvelser kommunikation kan gøre synlig, uden at nogen behøver at føle sig udstillet. Du kan læse mere her.
For den, der giver beskeden, lyder ansvaret måske tydeligt. Modtageren hører en foreløbig idé, mens kollegaen, der skal handle, opfatter den som en fast beslutning. Sådan nogle små forskelle kan hurtigt skabe ekstra arbejde og irritation. Jeg synes, det er befriende, når et team undersøger misforståelser med nysgerrighed i stedet for at lede efter en skyldig.
Et trygt øverum viser, hvad ordene ikke får med
En enkel øvelse kan afsløre, hvor misforståelsen opstår. Lad én deltager beskrive en lille opgave, mens en anden lytter og bagefter fortæller, hvad vedkommende har forstået. Først derefter må lytteren stille spørgsmål. Sammenlign gengivelsen med den oprindelige besked: Var ansvaret tydeligt? Var rækkefølgen klar? Hvem skulle godkende resultatet?
Det kan virke næsten for enkelt, men pausen mellem at høre og at handle gør forskellen tydelig. Forestil jer beskeden: “Gør materialet klar til mødet.” Skal én samle dokumenter, eller også vælge, hvad gruppen skal beslutte? Når teamet ser, hvor meget der kan gemme sig i en kort sætning, bliver tydelig kommunikation pludselig helt konkret.
Det hjælper, at øvelsen handler om en opgave frem for en persons personlighed. Deltagerne kan tale om det, der blev sagt, og det, der blev hørt, uden at samtalen bliver en dom over nogen. For mig er det en af øvelsernes bedste kvaliteter: Man kan prøve sig frem, før den samme misforståelse dukker op midt i en travl arbejdsdag.
Aktiv lytning giver plads til at undersøge idéer
Hvad sker der, når et forslag bliver afvist, før nogen har spurgt ind til det? På et møde kan en kollega nå at sige “det går nok ikke”, mens resten allerede vender sig mod næste punkt. Prøv i stedet en lytteøvelse: Den, der svarer, gengiver først forslaget med egne ord og stiller derefter et nysgerrigt spørgsmål, før gruppen vurderer det.
En kollega foreslår måske at ændre rækkefølgen i en arbejdsgang. I stedet for straks at pege på det besværlige kan teamet spørge: “Hvilket problem håber du, det løser?” eller “Hvad skal vi især være opmærksomme på?” Så får idéen lov at stå tydeligt, før gruppen vælger til eller fra. Det er en mere ordentlig måde at være uenig på, synes jeg.
Aktiv lytning handler ikke om at nikke til alt. Den hjælper teamet med at skelne mellem at forstå et forslag og at være enig i det. Når folk kan stille opklarende spørgsmål uden straks at gå i forsvar, bliver uenighed lettere at bruge konstruktivt. Det giver også bedre plads til de stille deltagere, som ikke altid bryder ind, når samtalen går stærkt.
Klare roller gør overleveringer mere sikre
Efter en travl periode opdager et team, at opgaver er faldet mellem to stole. En samarbejdsøvelse kan tage udgangspunkt i en almindelig overlevering: Én fortæller, hvad der er gjort, den næste beskriver, hvad vedkommende tror, der mangler, og gruppen afklarer, hvem der tager næste skridt. Det er jordnært og genkendeligt for mange arbejdspladser.
Her bliver forventningsafstemning mere end et pænt ord. Teamet kan tale konkret om ansvar, frister og beslutninger: Hvem gør hvad? Hvem skal orienteres? Hvornår er arbejdet klar til at blive sendt videre? Efter min mening er det langt mere brugbart end blot at bede alle om at “tage lidt mere ansvar”.
En god øvelse lader også deltagerne prøve forskellige roller. Den, der normalt fordeler arbejdet, kan mærke, hvordan en uklar besked føles, når man skal handle på den. Den, der udfører opgaven, får samtidig mulighed for at sige højt, hvilken information der mangler. Det perspektivskifte kan gøre samtalen både mere præcis og mindre anspændt.
Tag læringen med ind i møderne
Øvelsen gør først for alvor en forskel, når teamet tager dens spørgsmål med tilbage på arbejdet. Ved næste møde kan nogen spørge: “Hvad har vi besluttet, og hvem følger op?” Ved en overlevering kan gruppen aftale, hvad der mangler, og hvem der tager næste skridt. En lille vane er ofte lettere at holde fast i end en stor plan, der ender i en mappe.
Notér en konkret situation efter øvelsen: Hvilken besked blev misforstået? Hvad hjalp med at afklare den? Hvad vil I gøre anderledes næste gang? Så bliver samarbejdsøvelser kommunikation et praktisk redskab frem for en aktivitet, der kun giver mening i øvelokalet. Lad gerne teamet vælge ét fokus ad gangen, så de nye vaner får tid til at sætte sig.
Hvis udfordringen især handler om dialog og samspil, kan I læse mere om teamtræning i kommunikation hos GoSail. Vælg øvelse ud fra det, der fylder i hverdagen: Misforståelser kalder på tydelig gengivelse, fastlåste møder på aktiv lytning, og uklare overleveringer på fælles aftaler om ansvar. Det gør det lettere at gå fra gode intentioner til en mærkbar ændring i arbejdsdagen.
Start småt. Lyt færdig. Spørg, før I vurderer. Når teamet tør undersøge, hvad der blev sagt, hørt og gjort, bliver det lettere at finde en fælles retning, også når opgaven presser på. Og det er en rar forskel at tage med fra øverummet til næste møde.
Se mere hos gosail.dk.